【例文付】効果的なダイレクトメール(DM)の書き方を目的、シチュエーション別に解説

DM例文

ダイレクトメール(以下DM)とは、販売促進のために、顧客に送付する郵送DMやEメール(メルマガ)のことです。誰もが目にする広告やチラシとは異なり、顧客に直接送るDMは「自分に今必要な情報だ」と顧客に感じてもらえれば、効果的な販売促進策となります。

当記事では、顧客に良い印象を与え、情報を効果的に伝えるためのポイントをご紹介します。目的別とシチュエーション別に具体的な例文を紹介しながら説明しますので、DM作成にすぐ役立てることができます。DM作成に携わっている方に、ぜひ参考にしていただければ幸いです。

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DMの文面を書く上でのポイント3点

DMの文面を書く上で、気をつけるとよいポイントは3つあります。

  • 礼儀やマナーを押さえる
  • 個人宛の手紙のように書く
  • 過度な売り込みをしない

それぞれについて、見ていきましょう。

ポイント1.礼儀やマナーを押さえる

1つ目のポイントは、礼儀やマナーを押さえることです。DMは、不特定多数に向けて配布するチラシや広く閲覧されるホームページとは異なる「個人宛の便り」です。

「挨拶→要件→結びの言葉」という手紙の基本的な流れがありますから、DMもその流れに沿いながら、マナーを守って書きましょう。親しみやすい文章にするか、かしこまった文章にするかは、商品・サービスの内容や、顧客との関係によって柔軟に変えていきましょう。

ポイント2.個人宛の手紙のように書く

2つ目のポイントは、個人宛の手紙のように書くことです。DMは、企業対読み手の、一対一のコミュニケーションツールです。特に個人向けのDMは「相手のことを想像して、言葉を選びながら書く友人宛の手紙」のように、「私へのメッセージだ」と感じてもらえるような文章を心掛けましょう。そうすれば、「企業からの売り込み」「セールスレター」といった印象ではなく「私に役立つ情報を届けてくれた」というパーソナルな印象を与えることができます。

パーソナルな印象を演出するために、以下のような工夫をしてみましょう。

  • 顧客や取引先との接点をふまえて書く
  • 主語を「私ども」「弊社」といった送り手側でなく、「あなた」「お客様」といった読み手側にして書き、「あなたへのおすすめ」と読み手に寄り添った表現にする
  • 「あなた」「お客様」とする場所を個人名にするなど、部分的な変更が可能なバリアブル(可変)印刷や差し込み機能を活用する

ポイント3.過度な売り込みをしない

3つ目のポイントは、過度な売り込みをしないことです。DMは、直接顧客に送る手紙ですので、チラシや広告よりも表現に注意が必要です。顧客の気持ちに寄り添わずに伝えたいことを主張したり、強い売り込みをしたりすると、顧客が不快に思う可能性があります。

読み手に役立つ情報を届けながら、興味を持ってもらえるように書きます。DMをなぜ今送付したのか、納得感のある理由や、送付したのは限られたお客様だけといった特別感、お客様の悩みや課題に寄り添う共感などを表現しましょう。

【DMの目的別】挨拶文のポイントと例

次に、DMの目的ごとに、書き出しの挨拶文のポイントと例を4つの目的別にご紹介します。

  • 新規顧客開拓
  • 見込み顧客の購入・利用促進
  • 既存顧客のリピート促進
  • 休眠顧客の掘り起こし

新規顧客開拓

「新規顧客開拓」のために送付するDMの場合、これから関係を築く相手へメッセージですから、信頼していただけるよう、きちんとした印象を与える挨拶文にしましょう。定型の挨拶や、送付のきっかけ(名刺交換や過去のお取引)、突然の連絡であるお詫びなどを述べるとよいでしょう。

<BtoB(企業から企業担当者へ)の挨拶文例・送付状用>
拝啓、時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
先日は、〇〇イベントにてご挨拶申し上げる機会を頂戴し、ありがとうございました。
突然のご案内を差し上げて恐縮しております。
<BtoC(企業から個人顧客へ)の挨拶文例>
先日は、説明会に足をお運びくださいまして、本当にありがとうございました。
就学前のお子さまをお持ちの親御様に、小学校から始まる英語教育に関する情報をお届けしたいと思い、お手紙を差し上げました。

見込み客の購入・利用促進

「見込み客」とは、商品・サービスに関心を持って資料請求や問い合わせ、サンプル請求など行動を起こした人のことを指します。興味があるとわかっている状態ですので、資料請求や問い合わせの際にどの商品になぜ興味を持ったのかといった情報も得て、できる限り属性情報と併せてセグメント化しDMを作成しましょう。その上で、読み手がより引き込まれ自分ごとに思う挨拶文にして、購入や利用促進をしましょう。

<挨拶文例>
先日は、資料をご請求いただきありがとうございました。〇〇様のように、お子様により良い学習教材をお求めになるお客様が、数多くご興味を持ってくださっています。

既存顧客のリピート促進

「既存顧客のリピート促進」を目的としたDMであれば、挨拶文のポイントは、親密感特別感です。この2つのポイントを丁寧に伝えることで、商品やサービスだけでなく、会社のファンになってもらえる可能性があります。

<挨拶文例>
日頃は通信教育講座をご活用いただきまして、感謝申し上げます。今回は、高校受験を控えたご家族の皆様に、直近の入試問題を分析した説明会のご案内を差し上げたく、ご連絡いたしました。

休眠顧客の掘り起こし

「既存顧客」と「休眠顧客」の違いは、現在進行形の取引や直近の取引があるかどうかです。休眠顧客はしばらく商品やサービスを利用していません。たまたま利用する必要がなかっただけかもしれませんが、商品やサービスに不満があった可能性もありますので、次のようなポイントを押さえるとよいでしょう。

  • 以前ご縁があったことを伝え、会社や商品を思い出してもらう
  • DMを送る理由(お得な情報や、商品のリニューアル情報など)を説明する
  • 顧客を大切に考えている特別感や、いつでも歓迎する気持ちを伝える
<挨拶文例>
過日は私どもの商品をご利用くださいまして、ありがとうございました。
お変わりなくお過ごしでしょうか。
今回は、これまで商品をご購入くださった特別なお客様へ、
優待セールのお知らせを差し上げたく、ご案内をお送りいたしました。

【シチュエーション別】DMの例文集

次に、DMを発送するシチュエーションごとに、どんな内容で書くとよいか、例文をご紹介します。例えば顧客来店後や、商品購入直後、顧客の誕生日前などのシチュエーションで、どんな文面にできるか、参考にしてみてください。

サンキューDM

「サンキューDM」とは、来店や商品購入など、顧客が行ったアクションに対するお礼状です。お礼状ですから、顧客のアクションに対するお礼を述べることと、できる限り早めに送ることがポイントです。また、早速次の商品の販売促進をするのではなく、顧客と接触してより記憶にとどめてもらうことや、顧客との良好な関係を維持することを目的としましょう。

<例文>
先日は、商品をご購入いただきまして、誠にありがとうございました。
実際にご使用になられていかがでしょうか。
ご感想や、お気づきの点がございましたら、ぜひお聞かせください。
本日は、「こんな使い方もできる」とリピーターの皆様にお寄せいただいた、
商品の活用方法をお礼かたがたお届けいたします。

フォローDM

「フォローDM」とは、商品やサービスを利用した顧客に対して、その後の状況を聞きがてら次のステップの商品や関連商品などをご案内するものです。サンキューDMよりも一歩踏み込んだ内容となります。

例えば、数日間分の基礎化粧品のお試し品を利用した顧客に対しては、数か月分などボリュームの大きな商品のご案内をします。商品を利用した顧客に対しては、基礎化粧品以外の化粧品やサプリメントなどをご案内します。基礎化粧品を気に入った顧客が「こういう商品もあるんだ、セットで揃えてみよう」と興味を持ってくれるよう促します。

<例文>
先日は、サンプルをお試しいただきまして、誠にありがとうございました。
サンプルは、お肌への影響がないか、香りやテクスチャーがお気に召すものかを試していただくために、
7日分お届けしております。
7日間ではお肌の変化はまだ実感いただけないと存じますので、
次は3ヶ月分のボトルをお使いになられてはいかがでしょうか。

リコールハガキ

「リコールハガキ」とは、定期的にメンテナンスや受診が必要な商品のために、顧客に時期をお知らせするものです。「リコール」というと、一般的には車のリコールのように「不具合があり商品を回収・修理する旨を顧客に知らせること」という意味が強いですが、英語の「recall」は「思い出す、思い出させる」という意味です。

例えば、浄水器のフィルターや掃除機の紙パックなど、部品の追加購入を促したり、歯科医から年一回の定期検診を勧めたりするものがあります。ポイントとしては、封筒やメールのタイトルにはっきりと「〇〇のお知らせ」とわかりやすく記載することです。そうすると、定期的な対応が必要な重要なお知らせだと伝わりやすくなります。

<例文>
日頃は、〇〇浄水器をご利用くださいまして、誠にありがとうございます。
半年に一度の、フィルターの交換時期がまいりましたのでご案内をいたします。
ご注文方法は以下のいずれかをご利用くださいませ。

誕生日DM

誕生日DMとは、顧客の誕生日の時期に、お祝いのメッセージとともに特典やプレゼントを差し上げるものです。

年齢とともに、自分の誕生日を祝う気持ちが薄れる人もいますが、やはり他の人からお祝いされるのは嬉しいものです。年に一回のことですので、できる限りの特典を差し上げると顧客は喜び、来店や商品購入のきっかけになります。

<例文>
〇〇様
お誕生日おめでとうございます。
ささやかではございますが、次回ご来店いただいた際に全ての商品にご利用いただける、
20%OFFクーポンをプレゼントさせていただきます。

素敵なお誕生日をお過ごしくださいませ。

イベントや新商品の案内

イベントや新商品の案内のDMは、顧客のタイミングというよりも企業側のタイミングで送ることが多いものです。したがって、興味を持ち開封してもらえるようなキャッチコピーやタイトルを入れるなど、工夫を施しましょう。

イベントの案内であれば、招待状のような封筒にしたり、「ご招待券」を同封したりします。メールの場合は興味を引く動画を添付したり、イベントのページリンクを挿入したりします。

<例文:イベント案内>
「〇〇音楽教室に、あの人がやってくる!」
7月30日に、プロのバイオリニスト、
〇〇〇〇さんを迎えてミニコンサートを開催します。

新商品の案内であれば、従来の商品を購入しているかいないかによって内容を書き分け、新商品の変更点やメリット・デメリットをわかりやすく伝えます。

<例文:新商品案内>
A掃除機をご利用いただいたお客様に、新しくなったA掃除機のご案内です。Aはココが変わりました↓
部品が水洗いでき、お手入れしやすくなりました。
ヘッドの幅が広くなり、可動域が広がりました。

コロナ対策のDM

コロナ対策のDMは、コロナ対策をしているという安心材料を提供し、かつ顧客が久しぶりに来店する機会を作る、とても有効性のあるものです。

飲食店や美容室、ネイルサロンなど、対面での接客を行う店舗が「コロナ対策をしていること」「休業していたが営業を再開したこと」「営業時間や酒類提供について」などをお知らせすると、コロナ禍により生活常態が変化している顧客が店を思い出すきっかけとなります。

ポイントとしては、コロナ禍による影響を受けている顧客への配慮や共感を示すことと、きちんとコロナ対策を行っていることや顧客の不安を払拭する内容であること、利用してもらえればこんなメリットがあると加えることです。強い販促ではなく、顧客のメリットを表現するとよいでしょう。

<例文>
拝啓 日に日に春めいてまいりましたが、いかがお過ごしでいらっしゃいますか。
新型コロナウィルス感染症による影響を受けられた皆様に、心よりお見舞い申し上げます。
私どものサロンは、お蔭様で営業を継続しております。
大切なお客様に、営業時間や現在行っているメニューについてご案内いたしたく、
お手紙を差し上げました。

時候の挨拶と結びの挨拶 例文集

最後に、時候の挨拶と結びの挨拶について、季節ごとに例文をご紹介します。ぜひご活用ください。

春の挨拶文の例

春の挨拶文は、時候の挨拶はこのような例があります。

・春光うららかな季節となりました。
・桜の花のたよりが聞かれる頃になりました。
・ようやく日差しに春らしいあたたかさが感じられる季節になりました。

結びの挨拶には、このような例があります。

・まだまだ寒暖差のある季節ですから、暖かくしてお過ごしください。
・春爛漫のこの頃、お元気でお過ごしください。

春は卒業式、入学式、新生活、就職活動、年度始めなどのイベントがあります。すがすがしいスタートの季節でもありますので、これらをふまえた内容があるとよいでしょう。

夏の挨拶文の例

夏の挨拶文は、時候の挨拶はこのような例があります。

・すがすがしい初夏の風に吹かれ、心はずむ季節となりました。
・紫陽花が美しく咲く季節となりました。
・いよいよ夏本番を迎え、楽しみな夏休みがすぐそこです。

結びの挨拶には、このような例があります。

・暑い日が続きますので、お体に十分気をつけてお過ごしください。
・残暑厳しき折、どうぞご自愛ください。

夏は衣替え、夏休み、お出かけ、キャンプ、プール、花火、海、山など外出が多くなる季節です。これらと絡めた、楽しい雰囲気で書くとよいでしょう。

秋の挨拶文の例

秋の挨拶文は、時候の挨拶はこのような例があります。

・秋桜が風に揺れ、朝夕はしのぎやすくなってまいりました。
・秋の夜長、いかがお過ごしでしょうか。
・街路樹の色づきに、秋の深まりを感じる頃となりました。

結びの挨拶には、このような例があります。

・秋冷の折、お身体にお気をつけください。
・秋が深まりゆく季節ですが、くれぐれもご自愛ください。

秋はスポーツ、読書、食欲、おしゃれ、紅葉狩り、グルメなど、じっくりと楽しむイベントが多い季節です。好きなテーマを深掘りする、実りを得る、といった充実感を表現するのもよいでしょう。

冬の挨拶文の例

冬の挨拶文は、時候の挨拶はこのような例があります。

・年の瀬の、寒さがいっそう身にしみる季節となりました。
・年が明け、まだ来ぬ春が待ち遠しく感じられます。
・寒さの中にも春の兆しが感じられる頃となりました。

結びの挨拶には、このような例があります。

・忙しい年末ですが、お体に気をつけてお過しください。
・寒さ厳しき折、どうぞご自愛のほどお祈り申し上げます。

冬は雪、クリスマス、年の瀬、お正月、お年玉、受験、一年の始まり、目標設定などのイベントがあります。顧客の消費行動が盛り上がるときでもありますので、うまく読み手の気持ちを盛り上げていきましょう。

オールシーズン使える挨拶

季節を問わず、オールシーズンに使用できる挨拶文をご紹介します。拝啓などの頭語から始まり、日頃の感謝を述べます。そして伝えたいメッセージを述べ、最後に結びの言葉で締めくくります。顧客との関係によっては、もう少し親しみのある表現もよいでしょう。

<例文>
拝啓 〇〇様におかれましては益々のご清祥のこととお慶び申し上げます。
(中略)
敬具
いつも当店をご利用くださいまして、誠にありがとうございます。
(中略)時節柄、ご自愛のほどをお祈りいたします。
大切なお客様へ 
日頃は当店やスタッフが大変お世話になり、感謝しております。
いかがお過ごしでしょうか。
(中略)お近くへおいでの際は、ぜひお越しいただき、お話しさせていただきたいと存じます。お体おいといくださいませ。

まとめ

今回は、DMの文面を書くポイントと、DMの目的別の挨拶文のポイントや例文、DMを発送するシチュエーション別の例文、時候の挨拶や結びの挨拶の例文をご紹介しました。DMは、直接顧客に宛てて送付するため、内容が魅力的であれば商品購入や問い合わせ、資料請求などに直結するほど効果のあるものです。過度な売り込みをせず、大切な友人への手紙のように礼儀やマナーをふまえた書き方を心がけるとよいでしょう。

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執筆者
黒谷 純子

MIL株式会社 マーケティング

大学卒業後、編集プロダクション等を経て、人材サービス企業のマーケティング職に従事。2021年3月よりMIL株式会社に入社し、現在は自社サイトやMILblogの企画・ディレクション・執筆等を担当している。
Twitter : https://twitter.com/MIL29292841

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