【2022年】オンライン商談とは?メリット・デメリット、注意点、事例、おすすめツール4選をご紹介

オンライン商談

新型コロナウイルスの感染防止策としてオンライン商談が普及し、今や定着していますが、対面の商談と比べてどのようなメリット・デメリットがあるのか、オンライン商談を成功させるための注意点などについて、改めて知りたいとお考えの方も多いのではないでしょうか。

当記事では、オンライン商談のメリット・デメリット、商談成功に導くための注意点、オンライン商談を導入した企業2社の成功事例、おすすめのオンライン商談ツール・システムについて、詳しくご紹介します。

オンライン商談とは?

オンライン商談とは、オンライン商談ツールを利用することで、顧客と直接会わずに商談ができる非対面型のビジネス手法です。パソコンやスマホとネット環境があれば、いつでもどこでも、時間と場所を問わずに商談が行えます。

オンライン商談が注目されている理由

オンライン商談が注目されるようになった理由は、新型コロナウイルス感染拡大により、テレワークが加速化したことです。

国土が広く移動に時間がかかるアメリカにおいては、オンライン商談はメジャーなビジネス手法でしたが、日本では「相手先に訪問し対面で商談することが当然」という商習慣があり、オンライン商談はなかなか普及しませんでした。しかし、新型コロナウイルス感染拡大防止策としてテレワークを推進せざるを得ない状況になったことで、オンライン商談のメリットが認識されて導入する企業が増加し、今や一般的な営業手法となっています。

オンライン商談のメリット

オンライン商談のメリットは以下の4点です。
オンライン商談のメリット
以下では具体的な内容について、ご説明します。

メリット1:どこでも実施できる

オンライン商談は、ネット環境とデバイスがあれば、場所を問わずどこでも行える点が最も大きなメリットです。オンライン商談においては、会議室や商談室などの専用スペースを用意する必要はなく、普段業務を行っている使い慣れたデスクの前でもできますし、テレワーク中であれば自宅からでもオンライン商談が可能です。

メリット2:移動時間を短縮できる

オンライン商談には、移動時間を短縮できるというメリットもあります。対面の商談では、移動時間という制約があるために、海外や遠方のクライアントとの商談を見送るケースもあったかもしれません。オンライン商談では、移動時間を短縮できるので、遠方や海外のクライアントにも商談を提案しやすくなり、ビジネスの幅が広がります。

また、移動時間を削減した分、1日あたりの商談件数を増やすことができ、効率的に営業活動を行えます。

メリット3:コストを削減できる

対面の商談と比較し、さまざまなコストを削減できることも、オンライン商談のメリットです。移動がなくなることで、交通費・宿泊費・出張手当などの移動コストを削減できます。

また、オンライン商談では、資料を画面共有機能やファイル共有機能で相手と共有できるため、資料を紙で準備する必要がなくなり、印刷費やコピー代も削減できます。対面商談の場合、参加人数が多ければ、その分資料をコピーする枚数が多くなり、印刷コストも高くなりますが、オンライン商談なら、パソコンにデータを入れておくだけで準備が完了します。

メリット4:録画ができる

オンライン商談ツールの録画機能を活用すれば、営業社員の効率的な教育も可能です。オンライン商談の場合、録画機能を利用して、商談の流れやトーク内容を部下に共有することで、効率よく教育ができます。また逆に、部下の商談を録画してもらい、気になる点を指導するのも良いでしょう。

また顧客に承諾を得た上で、商談記録として録画させてもらうことで、担当が変わった時の引継ぎや、トラブルが起きた際に録画を証拠として提示することも可能になります。

オンライン商談のデメリット

オンライン商談のデメリットは以下の2点です。
オンライン商談のデメリット
どのようなデメリットなのか、具体的に解説します。

デメリット1:相手の反応が掴みづらい

オンライン商談のデメリットは、相手の反応が掴みづらいことです。画面から相手の表情を読み取ることはできますが、対面の商談と比べると、得られる情報に限界があります。またそもそもカメラがOFFになっていると、相手の顔や表情を確認することができません。開始時に「ご挨拶をさせていただきたいので、よろしければカメラをオンにしていただけると嬉しいです」などと、話しかけるとよいでしょう。

オンライン商談に慣れていない方は、まず社内で模擬的に商談を実施し、お互いの反応を確認してみましょう。また、商談を録画し、自分の話し方や表情・動作に問題がないかをチェックすることもおすすめします。

デメリット2:安定したネット環境が必要になる

オンライン商談ツールには、安定したネット環境が必要です。商談中にネット回線が途切れてしまえば再度繋ぎなおす必要があり、話の流れも途切れてしまいます。うまくいっていた商談が、回線が途切れることで不調に終わる可能性もあるでしょう。

商談中に頻繁に回線が途切れるようであれば、契約しているネット会社を見直してみましょう。オンライン商談の通信量は、メールの送受信とは比較にならないほど多いです。通信量が無制限のものや、通信速度の早い会社と契約することをおすすめします。また、無線で接続している場合は、優先接続に変更することで回線が安定します。

オンライン商談の流れ~ステップごとの注意点~

オンライン商談の流れは、以下の通りです。
オンライン商談の流れ
以下では、ステップごとに成功のコツや注意点をお伝えします。

1.クライアントへの説明と了承

中には、オンライン商談に抵抗感・不安感を持つクライアントや、対面での説明を求めるクライアントもいるかもしれません。特に初めての商談の場合には、相手に配慮し、オンライン商談でも良いか確認した上で実施しましょう。

2.オンライン商談へのアクセス方法・日時の連絡

どのオンライン商談ツールを使用するのかを事前に説明し、ツールにアクセスするためのURLをメールなどで伝えておく必要があります。商談の日時や内容を記入したメールを送信しておくことで、スムーズに商談が行えます。メールの内容や文章例はこちらの記事を参考にしてください。

オンライン商談やツールの操作が初めての方でも、安心してご参加いただけるように、マニュアルを常備しておき、必要に応じて事前に送信することをおすすめします。

3.資料の準備

オンライン商談では画面で資料を共有しながら説明するのが一般的です。事前に使用する資料を準備し、何を伝えるかを整理しておくことが、オンライン商談をスムーズに進めるコツです。短時間で内容を伝えられるよう、オンライン商談における資料作成&資料共有のコツを押さえて、入念に準備しましょう。

また、オンライン商談で名刺交換をする方法も検討しておきましょう。

4.商談当日にリマインドメールを送付

商談を始める少し前に、確認のメールを送信しておくと、クライアントも安心して商談にのぞむことができます。オンライン商談用のURLを事前にメールで送信していても、膨大なメールに埋もれて見つかりにくいかもしれませんし、開始時間を間違えている可能性もあります。

商談中に使用する資料にあらかじめ目を通して欲しい場合は、リマインドメールで送信しておくのも良いでしょう。

5.商談前のチェック

商談がスムーズに行えるよう、商談前には以下の点をチェックしましょう。本番の商談前にはテスト通話を行っておくと、より安心です。

  • カメラがきちんと機能しているか?
  • 背景は問題ないか?
  • マイクやスピーカーで音声の送受信が行えているか?
  • 周囲の騒音や雑音・話し声はないか?集中して商談に臨める環境か?
  • 画面で共有する資料の準備はできているか?
  • 複数名で参加する場合、誰が進行役を担うか?
  • 約束の時間内でおさまるよう、進行スケジュールと時間配分を決めたか?

6.オンライン商談の実施

冒頭では、商談の目的や進め方について共通認識を持つとともに、初対面の場合は簡単な自己紹介や相手への質問をして、アイスブレイクを挟むのもよいでしょう。

資料を画面上で共有しながら説明する場面では、一方的になりがちです。途中で「分かりにくい点はありませんか?」「ご質問はありませんか?」などと質問を入れて、相手の理解度を確認しながら進めると良いでしょう。

画面上のコミュニケーションでは感情は伝わりにくく、初対面の場合は尚更です。対面での商談以上に、表情や言葉で相手に「伝えること」と「伝わったか確認すること」を意識しましょう。

7.お礼メールの送信

オンライン商談が終わった後には、参加していただいたお礼とともに、商談の要点をまとめた議事録や、使用した資料など、必要な内容をメールで送りましょう。また、オンライン商談中に分かりにくい点はなかったか、別途資料が必要ではないかなどの配慮を伝えることも、オンライン商談のマナーです。

オンライン商談の各ステップのポイントについて更に詳しくは、以下の記事でご紹介しています。
関連記事:オンライン商談を成約に導く11のコツ!アポ・準備から当日・フォロー・分析まで、注意点を徹底解説

オンライン商談を導入した企業の成功事例2選

オンライン商談を導入し、成功に導いた2社の事例をご紹介します。
いずれの企業もオンライン商談ならではの特長を活かし、対面よりも一歩先に進んだサービスを実現しています。

野村不動産(BtoC)

野村不動産のオンライン商談
引用:野村不動産株式会社

野村不動産株式会社は、首都圏を中心に展開するマンションブランド「プラウド」の販売にオンライン商談を導入し、商談にかかる時間とコストの削減に成功しています。

▼野村不動産におけるオンライン商談の流れ

  • 顧客にホームページ上で自分の情報や相談内容、予算、専有面積、オンライン商談の希望日時などを入力してもらい、商談日時が決定。
  • 当日は、あらかじめ要望を把握し、資料を準備した営業担当者が、通常のモデルルームと同様に、担当者が周辺情報や間取り図、今後のスケジュールなどのデータを画面上で共有し、相談に応じる。

顧客側のメリットは、既に送った希望情報を元に資料が用意されるため、成約までに何度も来店する必要がなく、自宅で効率的に不動産を検討できることです。音声だけ、テキストだけのコミュニケーションだけでなく、オンライン商談ではお互いに顔も見ながら話せるため、安心して相談しやすい環境を実現しています。

オンライン商談では、ホームページ上で予め入力いただくデータから、事前に顧客ニーズを把握したうえで準備ができるため、成約率アップも可能になります。

RICOH(BtoB)

RICOHのオンライン商談
画像引用:株式会社RICOH  事例引用:株式会社ネオラボ(Calling)

株式会社RICOHは全国に支店があり、営業人員を配置して顧客に直接お会いして営業するという、従来型の営業スタイルで業績を上げてきました。しかし、人員を大幅に増員したり、拠点を増やしたりしながら営業活動を促進することは現実的ではなく、限られた営業リソースの中でいかに事業拡大をするかが、大きな課題でした。様々な手法を検討した結果、オンライン商談という手法にたどり着きました。

▼RICOHにおけるオンライン商談の効果

  • 営業一人当たり1日に10件の商談を実行
  • 商談の成約数が3倍に増加
  • 成約までのリードタイムが半分

最初はオンライン商談に抵抗があったものの、ツール運用に慣れると、結果として商談件数・成約数が伸び、リードタイムも短縮され、従来の商談より効率の良い営業が可能になりました。

オンライン商談におすすめのツール・システム4選

以下では、オンライン商談におすすめのツール・システムとして、以下4つをご紹介します。

  • Zoom
  • ベルフェイス
  • Calling
  • Remote Operator Sales

以下ではそれぞれのツールの特徴をご紹介します。

Zoom/世界中で使われているオンライン商談ツール

zoom
引用:Zoom

「Zoom」はビデオ会議ツールの中でも使い勝手がよく、広く一般に使われているので、使い慣れている企業も多いでしょう。送信したURLからクライアントを招待し、主催者が許可するだけで、あらゆるデバイスからでも簡単に商談を始められます。

●録画、チャット、会議中のファイル共有、ホワイトボードなど、機能が充実
●無料版は同時接続の人数や時間制限あり(企業が利用するのであれば、有料版がおすすめ)

オンライン商談では必ずパスワードを設定し、ID、パスワード、ミーティングURLの管理を徹底することが重要です。Zoomはユーザーの増加と同時にセキュリティの脆弱性が話題になりましたが、問題の多くはアップデートにより既に解決されています。最新版にアップデートして利用しましょう。

ベルフェイス/電話を使ったオンライン商談特化型ツール

bellface
引用:ベルフェイス

オンライン商談には、ベルフェイスもおすすめです。ベルフェイスは、電話を使った、オンライン営業に特化したオンライン商談ツールです。顧客に電話をかけてWebサイトへ案内し、接続ナンバーの発番を行うことで利用できます。

電話で会話をしながら説明するため、初対面でメールアドレスを知らない場合や、相手がインターネットに不慣れな場合にも無理なく利用できます。

ベルフェイスには、以下のような特徴があります。

●アプリケーションのインストールやURL発行などの事前準備が不要
●瞬時に接続が可能
●ネット・ITツールに不慣れな方でも簡単に操作できる
●名刺交換機能、マーカー同期機能、共有議事録機能

また、オンライン中のやり取りを「自動的に録画·録音」することが可能です。商談のトーク内容やお客様の反応などをすべてデータ化して良い商談の「勝ちパターン」を社内で横展開できるため、全社的な営業力の向上につながります。

Calling/セキュリティ対策が万全

「Calling」は、定額で通話無制限のオンライン商談ツールです。
calling
引用:株式会社ネオラボ

作成した「ルームURL」をメールで顧客に送信し、クリックしてもらうだけで簡単に商談を開始することができます。セキュリティ対策が万全で、1:1の商談から、少人数・大人数WEB会議まで、多様な用途に適しています。またオンライン商談のコミュニケーションを円滑にする、多彩なコミュニケーション機能も搭載されています。

Callingには、以下のような特徴があります。

●万全のセキュリティ対策(任意のルームID設定、Web会議ルームのパスワード設定必須、Web会議に接続するIPアドレスの制限、など)
●全画面表示のとき、今話している人が一番大きく表示される「フィーチャーパネル機能」
●声を発しにくい状況でも、スタンプで相手に意思を伝えられる「リアクション機能」

Remote Operator Sales/月額10,000円から始められる

「Remote Operator Sales」は、1ID・月額10,000円から始められる、オンライン商談ツールです。
remoteoperatorsales
引用:株式会社インターコム

Webサイトから接続専用ページにアクセスし、「リモート接続」ボタンをクリック後にワンタイムパスワードを入力するだけでオンライン商談に接続できます。1ID月額=10,000円、初期費用0円、最低利用期間3ヶ月と、ミニマム規模から気軽に導入できる点が魅力です。

Remote Operator Salesには、以下のような特徴があります。

●レビュープラットフォーム「ITreview」の『ITreview Grid Award 2021 Spring(オンライン商談部門)』で顧客満足度と認知度の双方が優れた製品である「Leader」を2年連続で受賞
●ミニマム規模からオンライン商談を始めたい企業におすすめ
●ライブ配信・資料ダウンロード・URL転送・テキストボード・ファイル送受信他 機能が充実

オンライン商談のツール・システムについて詳しくは、以下の記事でもご紹介していますので、ぜひ合わせてご覧ください。
関連記事:【2021年】オンライン商談ツール・システム11選!機能や料金を徹底比較

まとめ

オンライン商談は、ツールを利用することで非対面の営業が行えるビジネス手法であり、今や一般的になりつつあります。ぜひうまく活用して、ビジネス効率を上げていきましょう。

以下では「動画」を使ってオンライン商談の効率化を実現した、最新の営業事例をご紹介しています。合わせてお読みください。

関連記事:オンライン営業を効率化!「商談動画」活用でWithコロナにおける営業活動をハック!
関連記事:新営業マーケティング「オンライン商談動画」を使いこなすには?制作・活用におけるMUST DOを大公開!

執筆者
桑田 将臣

MIL株式会社 セールスグループ マネージャー

WEB系ベンチャー企業にて新規事業の立ち上げ・セールスなどを経験後、PR会社にてデジタルプロモーションの企画提案を担当。2019年3月よりMIL株式会社に入社し、現在はセールスグループの各部門を統括している。

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