【2021年】オンライン商談とは?成功のコツ、メリット・デメリット、事例、おすすめツールをご紹介

オンライン商談

新型コロナウイルスの感染防止策として、オンライン商談に切り替える企業が増加していますが、オンライン商談を成功させるためのコツや、対面の商談と比べてどのようなメリット・デメリットがあるのかなどについて、気になる方も多いのではないでしょうか。

当記事では、オンライン商談を成功させるためのコツやマナー、メリット・デメリット、オンライン商談を導入した企業3社の成功事例、おすすめのオンライン商談ツール・システムについて、詳しくご紹介します。

オンライン商談とは?

オンライン商談とは、オンライン商談ツールを利用することで、顧客と直接会わずに商談ができる非対面型のビジネス手法です。パソコンやスマホとネット環境があれば、いつでもどこでも、時間と場所を問わずに商談が行えます。

オンライン商談が注目されている理由

オンライン商談が注目されるようになった理由は、新型コロナウイルス感染拡大により、テレワークが加速化したことです。

国土が広く移動に時間がかかるアメリカにおいては、オンライン商談はメジャーなビジネス手法でしたが、日本では「相手先に訪問し対面で商談することが当然」という商習慣があり、オンライン商談はなかなか普及しませんでした。

しかし、新型コロナウイルス感染拡大防止策としてテレワークを推進せざるを得ない状況になったことで、オンライン商談のメリットが認識されて導入する企業が増加し、今や一般的な営業手法となっています。

オンライン商談を成功に導くコツ

オンライン商談の流れは、以下の通りです。
オンライン商談の流れ
以下では、ステップごとに成功のコツや注意点をお伝えします。

1.クライアントへの説明と了承

中には、オンライン商談に抵抗感・不安感を持つクライアントや、対面での説明を求めるクライアントもいるかもしれません。特に初めての商談の場合には、相手に配慮し、オンライン商談でも良いか確認した上で実施しましょう。

2.オンライン商談へのアクセス方法・日時の連絡

どのオンライン商談ツールを使用するのかを事前に説明し、ツールにアクセスするためのURLをメールなどで伝えておく必要があります。商談の日時や内容を記入したメールを送信しておくことで、スムーズに商談が行えます。

オンライン商談やツールの操作が初めての方でも、安心してご参加いただけるように、マニュアルを常備しておき、必要に応じて事前に送信することをおすすめします。

3.資料の準備

オンライン商談では画面で資料を共有しながら説明するのが一般的です。事前に使用する資料を準備し、何を伝えるかを整理しておくことが、オンライン商談をスムーズに進めるコツです。短時間で内容を伝えられるよう、内容をコンパクトにまとめておきましょう。

4.商談当日にリマインドメールを送付

商談を始める少し前に、確認のメールを送信しておくと、クライアントも安心して商談にのぞむことができます。オンライン商談用のURLを事前にメールで送信していても、膨大なメールに埋もれて見つかりにくいかもしれませんし、開始時間を間違えている可能性もあります。

商談中に使用する資料にあらかじめ目を通して欲しい場合は、リマインドメールで送信しておくのも良いでしょう。

5.商談前のチェック

商談がスムーズに行えるよう、商談前には以下の点をチェックしましょう。本番の商談前にはテスト通話を行っておくと、より安心です。

  • カメラがきちんと機能しているか?
  • 背景は問題ないか?
  • マイクやスピーカーで音声の送受信が行えているか?
  • 周囲の騒音や雑音・話し声はないか?集中して商談に臨める環境か?
  • 画面で共有する資料の準備はできているか?
  • 複数名で参加する場合、誰が進行役を担うか?
  • 約束の時間内でおさまるよう、進行スケジュールと時間配分を決めたか?

6.オンライン商談の実施

冒頭では、商談の目的や進め方について共通認識を持つとともに、初対面の場合は簡単な自己紹介や相手への質問をして、アイスブレイクを挟むのもよいでしょう。

資料を画面上で共有しながら説明する場面では、一方的になりがちです。途中で「分かりにくい点はありませんか?」「ご質問はありませんか?」などと質問を入れて、相手の理解度を確認しながら進めると良いでしょう。

画面上のコミュニケーションでは感情は伝わりにくく、初対面の場合は尚更です。対面での商談以上に、表情や言葉で相手に「伝えること」と「伝わったか確認すること」を意識しましょう。

7.お礼メールの送信

オンライン商談が終わった後には、参加していただいたお礼とともに、商談の要点をまとめた議事録や、使用した資料など、必要な内容をメールで送りましょう。また、オンライン商談中に分かりにくい点はなかったか、別途資料が必要ではないかなどの配慮を伝えることも、オンライン商談のマナーです。

オンライン商談のメリット4点

オンライン商談のメリットは以下の4点です。

  • ネット環境があればどこでも実施できる
  • 移動時間を短縮できる
  • コストを削減できる
  • 録画機能を活用して部下の教育ができる

以下では具体的な内容について、ご説明します。
オンライン商談のメリット

メリット1:ネット環境があればどこでも実施できる

オンライン商談は、ネット環境とデバイスがあれば、場所を問わずどこでも行える点がメリットです。

オンライン商談においては、会議室や商談室などの専用スペースを用意する必要はなく、普段業務を行っている使い慣れたデスクの前でもできますし、テレワーク中であれば自宅からでもオンライン商談が可能です。

メリット2:移動時間を短縮できる

オンライン商談には、移動時間を短縮できるというメリットもあります。

対面の商談では、移動時間という制約があるために、海外や遠方のクライアントとの商談を見送るケースもあったかもしれません。オンライン商談では、移動時間を短縮できるので、遠方や海外のクライアントにも商談を提案しやすくなり、ビジネスの幅が広がります。

また、移動時間を削減した分、1日あたりの商談件数を増やすことができ、効率的に営業活動を行えます。

メリット3:コストを削減できる

対面の商談と比較し、さまざまなコストを削減できることも、オンライン商談のメリットです。移動がなくなることで、交通費・宿泊費・出張手当などの移動コストを削減できます。

また、オンライン商談では、資料を画面共有機能やファイル共有機能で相手と共有できるため、資料を紙で準備する必要がなくなり、印刷費やコピー代も削減できます。対面商談の場合、参加人数が多ければ、その分資料をコピーする枚数が多くなり、印刷コストも高くなりますが、オンライン商談なら、パソコンにデータを入れておくだけで準備が完了します。

メリット4:録画ができる

オンライン商談ツールの録画機能を活用すれば、営業社員の効率的な教育も可能です。

オンライン商談の場合、録画機能を利用して、商談の流れやトーク内容を部下に共有することで、効率よく教育ができます。また逆に、部下の商談を録画してもらい、気になる点を指導するのも良いでしょう。

また顧客に承諾を得た上で、商談記録として録画させてもらうことで、担当が変わった時の引継ぎや、トラブルが起きた際に録画を証拠として提示することも可能になります。

オンライン商談のデメリット3点

オンライン商談のデメリットは以下の3点です。

  • 相手の反応が掴みづらい
  • 安定したネット環境が必要になる
  • 実物を見せられない

どのようなデメリットなのか、具体的に解説します。

オンライン商談のデメリット

デメリット1:相手の反応が掴みづらい

オンライン商談のデメリットは、相手の反応が掴みづらいことです。画面から相手の表情を読み取ることはできますが、対面の商談と比べると、得られる情報に限界があります。またそもそもカメラがOFFになっていると、相手の顔や表情を確認することができません。開始時に「ご挨拶をさせていただきたいので、よろしければカメラをオンにしていただけると嬉しいです」などと、話しかけるとよいでしょう。

オンライン商談に慣れていない方は、まず社内で模擬的に商談を実施し、お互いの反応を確認してみましょう。また、商談を録画し、自分の話し方や表情・動作に問題がないかをチェックすることもおすすめします。

デメリット2:安定したネット環境が必要になる

オンライン商談ツールには、安定したネット環境が必要です。商談中にネット回線が途切れてしまえば再度繋ぎなおす必要があり、話の流れも途切れてしまいます。うまくいっていた商談が、回線が途切れることで不調に終わる可能性もあるでしょう。

商談中に頻繁に回線が途切れるようであれば、契約しているネット会社を見直してみましょう。オンライン商談の通信量は、メールの送受信とは比較にならないほど多いです。通信量が無制限のものや、通信速度の早い会社と契約することをおすすめします。また、無線で接続している場合は、優先接続に変更することで回線が安定します。

デメリット3:実物を見せられない

オンライン商談のデメリットは、画像と音声のやり取りしかできず、直接触れないことです。ある程度は詳細な資料やデータでカバーできますが、製品の良さを伝えようとする場合、見てもらうだけでなく触ってもらうことも重要になります。

オンライン商談の場合は、製品を直接触ったり、使ってみたりできないことがデメリットです。ただし、事前にサンプル製品を相手に送っておき、届いてから商談をすればデメリットは解消されます。

オンライン商談を導入した企業の成功事例3選

オンライン商談を導入し、成功に導いた3社の事例をご紹介します。
いずれの企業もオンライン商談ならではの特長を活かし、対面よりも一歩先に進んだサービスを実現しています。

野村不動産

野村不動産のオンライン商談
引用:野村不動産株式会社

野村不動産株式会社は、首都圏を中心に展開するマンションブランド「プラウド」の販売にオンライン商談を導入し、商談にかかる時間とコストの削減に成功しています。

  • 顧客にホームページ上で自分の情報や相談内容、予算、専有面積、オンライン商談の希望日時などを入力してもらい、商談日時が決定。
  • 当日は、あらかじめ要望を把握し、資料を準備した営業担当者が、通常のモデルルームと同様に、担当者が周辺情報や間取り図、今後のスケジュールなどのデータを画面上で共有し、相談に応じる。

顧客側のメリットは、既に送った希望情報を元に資料が用意されるため、成約までに何度も来店する必要がなく、自宅で効率的に不動産を検討できることです。音声だけ、テキストだけのコミュニケーションだけでなく、オンライン商談ではお互いに顔も見ながら話せるため、安心して相談しやすい環境を実現しています。

オンライン商談では、ホームページ上で予め入力いただくデータから、事前に顧客ニーズを把握したうえで準備ができるため、成約率アップも可能になります。

RICOH

RICOHのオンライン商談
画像引用:株式会社RICOH  事例引用:株式会社ネオラボ(Calling)

株式会社RICOHは対面型の商談に関して、以下のような課題を抱えていましたが、オンライン商談の導入により、商談成約数を3倍に増加させることに成功しました。

  • 人員が不足しており、営業先を大手企業のみに絞っていた
  • 見込み客に対して、十分なアプローチが出来ていなかった
  • ユーザーサポートが十分に行えていなかった

リコーは全国に支店があり、営業人員を配置して顧客に直接お会いして営業するという、従来型の営業スタイルで業績を上げてきました。しかし、人員を大幅に増員したり、拠点を増やしたりしながら営業活動を促進することは現実的ではなく、限られた営業リソースの中で”いかに事業拡大をするか”が、大きな課題でした。様々な手法を検討した結果、オンライン商談という手法にたどり着きました。

オンライン商談を導入することで、営業1人当たり1日に10件の商談を実行できるようになり、商談の成約数が3倍に増加しています。さらに、成約までのリードタイムが半分になり、従来の商談より効率の良い営業が可能になりました。

東京海上日動火災

東京海上日動のオンライン商談
引用:東京海上日動火災保険株式会社

東京海上日動火災保険株式会社は、2020 年 12 月から自動車保険契約(個人)を対象に、「オンライン商談手続き」を導入しました。従来、Web 会議アプリを利用して保険の提案・説明を行う「オンライン商談」自体は導入していましたが、契約の申込み手続きについては、紙の申込書や署名・捺印が必要であり、オフラインを中心とした流れになっていました。

「オンライン商談手続き」の導入以降は、以下のように変わりました。

  • Web 会議アプリを利用したオンライン商談で提案・説明をした後、顧客にQR コードやURLの案内メールが届く
  • メール内からアクセスし、すべてオンライン上にて契約の手続きが完了

顧客側のメリットは、ペーパーレスで快適に契約手続きを完結できるようになった点です。また申し込みから契約完了までの手続き時間が短縮されることは、顧客側・企業側ともにメリットと言えるでしょう。また企業側のメリットとして、紙の事務処理にかかる人件費、郵送費、印刷費などコスト削減にもつながります。

東京海上日動火災は、「このような取組みを自動車保険以外の種目にも順次拡大」していく予定とのことです。

オンライン商談におすすめのツール・システム3選

以下では、オンライン商談におすすめのツール・システムとして、以下の3点をご紹介します。

  • Zoom
  • ベルフェイス
  • インタラクティブ動画「MIL」

どのようなツールなのか、何ができるのかをご紹介します。

Zoom

zoom
引用:Zoom

「Zoom」はビデオ会議ツールの中でも使い勝手がよく、広く一般に使われているので、使い慣れている企業も多いでしょう。送信したURLからクライアントを招待し、主催者が許可するだけで、あらゆるデバイスからでも簡単に商談を始められます。

録画、チャット、会議中のファイル共有、ホワイトボードなど、機能が充実していることがZoomの特徴です。無料版は同時接続の人数や時間制限があるので、企業が利用するのであれば、有料版の利用をおすすめします。

オンライン商談では必ずパスワードを設定し、ID、パスワード、ミーティングURLの管理を徹底することが重要です。

Zoomはユーザーの増加と同時にセキュリティの脆弱性が話題になりましたが、問題の多くはアップデートにより既に解決されています。最新版にアップデートして利用しましょう。

ベルフェイス

bellface
引用:ベルフェイス

オンライン商談には、ベルフェイスもおすすめです。ベルフェイスは、電話を使った、オンライン営業に特化したオンライン商談ツールです。顧客に電話をかけてWebサイトへ案内し、接続ナンバーの発番を行うことで利用できます。

電話で会話をしながら説明するため、初対面でメールアドレスを知らない場合や、相手がインターネットに不慣れな場合にも無理なく利用できます。

ベルフェイスには、以下のような特徴があります。

  • アプリケーションのインストールやURL発行などの事前準備が不要
  • 瞬時に接続が可能
  • ネット・ITツールに不慣れな方でも簡単に操作できる
  • 名刺交換機能、マーカー同期機能、共有議事録機能

また、オンライン中のやり取りを「自動的に録画·録音」することが可能です。商談のトーク内容やお客様の反応などをすべてデータ化して良い商談の「勝ちパターン」を社内で横展開できるため、全社的な営業力の向上につながります。

インタラクティブ動画「MIL」


一般的なオンライン商談ツールと併用して、インタラクティブ動画(触れる動画)を使った「商談動画」を導入してみてはいかがでしょうか?

「商談動画」とは、営業マンの「いつもの営業トーク」を収めた動画コンテンツですが、インタラクティブ化することで、動画を受動的に見せるだけではなく、視聴者が必要な情報を自ら選択しながら進められる、双方向コミュニケーションのできる動画に仕上げることができます。

以下のような活用方法があります。

  • オンライン商談の手前の顧客理解のため
  • Webページに設置する接客ツールとして
  • 店舗での案内用動画として

インタラクティブ動画では、詳細な視聴データを取得することができるため、顧客の興味・関心に合わせた適切なアプローチが可能になります。

商談動画の事例

※上記の事例は、MILの「採用動画パッケージ」の説明を商談動画にしたものです。

画面右上に設置されている「ワイプ」をタップ/クリックすることで、「トークの動画」と「概要資料の動画」の2画面が切り替わります。視聴者はニーズに合わせて、気になる面の動画を自由に視聴することができます。

また「概要資料の動画」面の左側の目次をタップすることで、動画内の気になるパートへ移動することができます。知りたい情報をシークバーで探す必要がなく、DVDのチャプター機能のように、ワンタップで効率の良い情報収集が可能です。

画面上の「お問い合わせボタン」、もしくは動画終了時に表示される「終了画面」をタップすることで、動画上に問い合わせフォームが表示されます。視聴完了したユーザーをシームレスに問い合わせに導くことで、動画からオンライン商談へと繋げます。

インタラクティブ動画編集ツール「MIL」

インタラクティブ動画編集プラットフォームMIL

MILは、MIL株式会社が国内で自社開発しているインタラクティブ動画(触れる動画)の編集ツールです。

以下のような特徴があります。

  • ストーリー分岐、スイッチング、ポップアップ、クーポン、360°動画対応など機能が充実
  • 「動画レポート」で50以上の項目からユーザーの視聴行動を分析可能
  • 管理画面が分かりやすく、簡単に操作できる
  • 動画の企画・制作からレポート分析、運用・改善まで継続的にサポート

専用の管理画面に動画をアップロードしてリンクの埋め込みやタグ付けを行い、ポップアップ画面を作れば簡単にインタラクティブ動画が制作できます。1ヶ月間の無料トライアルもありますので、ご興味をお持ちの方はぜひ実際に体験してみてください。


まとめ

オンライン商談は、ツールを利用することで非対面の営業が行えるビジネス手法です。導入することで、多くのメリットが期待できますので、対面の商談に課題を抱える企業には、オンライン商談をおすすめします。また、最新のオンライン商談ツールとして、インタラクティブ動画による「商談動画」もぜひご活用ください。

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