【メール文例付】オンライン商談の成約率アップにつながる！招待＆お礼メール７つのコツ

オンライン商談では、メールでのコミュニケーションが必須です。適切な内容のメールを書くことは、オンライン商談の成約率アップにもつながりますので、ポイントを押さえたメール送信を心がけましょう。

この記事では、オンライン商談におけるメールの重要性、オンライン商談前に送る「招待メール」と商談後に送る「お礼メール」送信のポイントについて解説します。タイミング別のメール文例もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

オンライン商談におけるメールの重要性

オンライン商談において、「招待メール」「お礼メール」のメール送信は必須です。

オンライン商談はツールを使って接続するため、URLを相手に送信する必要があります。商談前に送信するメールの文章は、対面商談でいう「受付＝商談の入口」とも言えるものです。オンライン商談を始めるために必要な情報を、分かりやすく確実に届けることで、商談相手が迷ったり困ったりすることなく、オンライン商談に参加してもらえるよう導きましょう。

また、オンライン商談が終わった後すぐにお礼のメールを送信することで、相手に誠実さや丁寧さといった担当者の良い印象を与えることができます。今後のコミュニケーションにつなげるためにも、重要な作業です。メールを適切なタイミングで送信すれば、検討中のお客さまには熱意を示し、契約に前向きなお客さまには安心感を与えることができます。

つまり、メール送信は、オンライン商談の前と後のステップをつなぐ、重要なコミュニケーションです。ポイントを押さえでたメール送信により、成約率アップへとつなげることができます。

オンライン商談の流れとメール送信のタイミング

オンライン商談で送信するメールには「招待メール（リマインドメール）」と「お礼メール」があります。
「オンライン商談の流れ」と「メールを送るタイミング」は以下の通りです。

以下では、タイミング別のポイントをお送りします。

オンライン商談前に送る「招待メール」のポイント4点

オンライン商談前に送る「招待メール」のポイントは、以下の4点です。

それぞれのポイントを、具体的に解説します。

箇条書きで、必要項目をわかりやすく書く

オンライン商談前に送る「招待メール」では、商談日時やオンライン商談ツールへの参加方法などの必要な項目を、箇条書きで分かりやすく書くことが重要です。前置きが長すぎたり商談とは関係ない話が多すぎたりすれば、相手は要点をつかみにくくなり、必要な情報を見落とす恐れがあるからです。

以下のような必要項目を、箇条書きで分かりやすく書くように心がけましょう。

簡潔で分かりやすい「メール件名」をつける

オンライン商談前に送る「招待メール」では、簡潔で分かりやすい「メール件名」をつけることが重要なポイントです。商談相手が、自分に届いたすべてのメールに目を通すとは限りません。重要なメールでないと思えばメールを開封しない可能性もありますし、メールの存在を見落とす可能性もあります。

「メール件名」を簡潔で分かりやすいタイトルにしておくことで、見落としを防ぎ、相手の印象に残すことが可能です。さらに、メール件名に会社名を入れておくことで、メールが開封されやすくなります。

あらかじめ理解しておいて欲しい内容は、メールと一緒に「資料・動画」を送信する

オンライン商談前に送る「招待メール」では、目を通して欲しい資料を、あらかじめメールと一緒に送信することがポイントです。

最近では、資料ファイルを送信する以外に、理解してほしいポイントをまとめた「動画」を送る企業も増えてきています。「商談動画」の活用例や効果については、以下の記事でご紹介しています。

関連記事：オンライン営業を効率化！「商談動画」活用でWithコロナにおける営業活動をハック！

相手の「リマインド」のため、前日午後か当日朝に送信する

オンライン商談前に送る「招待メール」では、相手の「リマインド」のため、前日の午後か当日の朝に送信することがポイントです。

商談相手が、何かの手違いで、商談の日時を勘違いしている可能性もあります。リマインドの意味を込めて、WEB商談の前日の午後に「明日、○時からよろしくお願いします」という内容のメールを送信しておきましょう。

商談の開始時間が午後の場合は、当日の午前中にメールを送信します。当日までに相手から何も反応がない場合は、電話などで確認を入れておくと安心です。

オンライン商談後に送る「お礼メール」のポイント3点

オンライン商談後に送る「お礼メール」のポイントは、以下の3点です。

以下ではそれぞれのポイントを、具体的に解説します。

議事録や説明に使った資料を送る

オンライン商談後に送る「お礼メール」では、オンライン商談の議事録や説明に使った資料を送ることがポイントです。

対面の商談では、相手に直接資料を渡すことができます。しかし、オンライン商談では、相手の手元には何も残りません。商談の内容を相手がすべて記憶しているとは限りませんし、細かい部分を思い出せないこともあります。相手の手元に資料がなければ、どれだけ魅力的な製品・サービスであっても、記憶に残り続けることはないでしょう。

商談中に使用した資料を添付したり、参考URLを記載したりするなど、オンライン商談の内容を再度見返したり、関係者で共有していただけるような情報を提供することが重要です。

商談中に解決できなかった宿題・質問に対して、回答や進捗状況を送る

商談中に解決できなかった宿題・質問に対しては、オンライン商談後に送る「お礼メール」で回答や進捗状況を送ることがポイントです。

商談中に相手から質問があり、その場で回答できなかった場合には、商談後できる限り早く対応し、相手に回答するようにしましょう。問題を解決しないまま放置すれば、相手を不安にさせてしまいます。万一、すぐに回答できない場合には、進捗状況や回答日の目安を伝えるようにしましょう。

こうした誠実な対応の積み重ねが、成約につながる鍵となります。

今後の流れについて伝える

オンライン商談後に送る「お礼メール」では、今後の流れについて伝えることがポイントです。

相手に任せきりにせず、次回の商談に向けたスケジュールを伝えたり、相手にとってほしいアクションを伝えたりして積極的にコミュニケーションを取り、自身で商談をリードしていきましょう。

すぐに使える！タイミング別メール文例（招待／リマインド／お礼）

以下では、今回ご紹介したポイントを踏まえた、招待メールとお礼メールの文例をご紹介します。ぜひアレンジしてご活用ください。

招待メールの文例

個人の顧客向けの、金融商品紹介の招待メールの文例をご紹介します。

お礼メールの文例

個人の顧客向けの、金融商品紹介のお礼メールの文例をご紹介します。

まとめ

オンライン商談において、メールは重要なコミュニケーションです。オンライン商談の成約率を高めるために、ポイントを押さえてメールを送りましょう。

以下の記事でも、オンライン商談を成功に導くヒントをお届けしています。ぜひ合わせてお読みください。

関連記事：【2021年】オンライン商談とは？メリット・デメリット、注意点、事例、おすすめツールをご紹介
関連記事：オンライン商談を成約に導く11のコツ！アポ・準備から当日・フォロー・分析まで、注意点を徹底解説
関連記事：オンライン商談の質を高める！資料作成＆共有のポイント10点

執筆者
桑田 将臣

MIL株式会社　セールスグループ　マネージャー

WEB系ベンチャー企業にて新規事業の立ち上げ・セールスなどを経験後、PR会社にてデジタルプロモーションの企画提案を担当。2019年3月よりMIL株式会社に入社し、現在はセールスグループの各部門を統括している。